Organiser son espace de travail

Vous allez organiser votre bureau en vue de rentabiliser le fonctionnement.
Faites en sorte qu’il y ait une place pour chaque chose

Organisez votre bureau en trois zones de fonction :
Une pour le téléphone, le bloc-notes (utile pour noter lorsque que vous êtes au téléphone), le calendrier, l’ordinateur et l’imprimante et quelques fournitures de bureau, comme les stylos, ciseaux etc. Tous ces éléments doivent être à portée de main pour minimiser les mouvements. Une pour les dossiers en cours. Une troisième pour les papiers divers. Vous allez classer vos fichiers en deux catégories : actifs et inactifs. Les fichiers actifs (que vous utilisez au moins une fois par jour) seront accessibles sur votre espace de travail et classés dans des chemises à dossiers ou classeurs ou encore dans des bannettes. Utilisez des codes couleurs pour l’organisation de vos dossiers. N’oubliez pas de donner un titre à tous vos dossiers et classeurs. Les fichiers inactifs seront stockés dans des boîtes de rangement étiquetées ou dans des chemises suspendues à onglets dans des tiroirs ou sur des étagères.
Ce travail permet de diminuer le temps passé à fouiller dans des piles de fichiers inactifs.
Classez intelligemment. Utilisez des boîtes de stockage pratiques adaptées à votre mode fonctionnement.
Rangez vos tiroirs. Placez les objets utilisés ensemble dans le même tiroir (timbres et enveloppes … etc.).
Rangez vos fournitures de bureau toujours au même endroit. Prévoyez quelques fournitures de réserve pour celles que vous utilisez le plus. L’idéal serait aussi d’avoir à la portée de vos visiteurs, une boîte de réception courrier et une autre d’envoi.
Si vous travaillez avec d’autres personnes, ces visiteurs doivent savoir où placer les documents en votre absence, de façon à ce que vous puissiez les traiter lors de votre retour.
Les éléments de cette boîte de réception doivent être traités chaque jour.
Chaque soir, elle doit être vide. La boîte de réception doit être placée dans une zone facile d’accès pour vous et pour vos visiteurs. Nettoyez votre espace de travail et entretenez-le.
Votre bureau est un outil de travail à part entière et doit être nettoyé et rester propre. C’est plus agréable pour vos yeux et c’est une marque de respect pour les autres.
Prenez le temps de nettoyer votre bureau, les tiroirs, dépoussiérez l’écran de votre ordinateur, désinfectez le clavier régulièrement (nid à bactéries). Évitez de déjeuner sur votre bureau. Faites tout pour garder votre espace de travail propre. Adopter un rythme quotidien. Quel plaisir d’arriver le matin dans un endroit propice au travail et de se sentir directement opérationnel ! Chaque objet, chaque document doit-être remis à sa place après utilisation. Vous devez immédiatement décider de ce que vous allez faire de vos imprimés. Doivent-ils aller à la poubelle (présente à coté de votre bureau et à portée de main) ? Doivent-ils induire une action de votre part ? Dans ce cas consignez l’action à effectuer sur un post-it que vous collez sur le document et classez-le dans la pile des choses à faire. Dans le cas contraire, vous archivez vos fichiers.
Prévoyez 5 à 10 minutes chaque soir, pour remettre de l’ordre sur votre bureau.
Facilitez le nettoyage des agents d’entretien…Prévoyez dans votre planning ce rendez-vous quotidien
consacré à ranger votre bureau. Accordez-vous une journée archives (nettoyage de printemps) des dossiers et des matériels qui sont à archiver, pilonner ou à rebuter.
Un espace de travail encombré est la porte ouverte à de multiples inquiétudes et donc de l’anxiété.
Les papiers s’accumulent sur le bureau. On n’arrive plus à distinguer ce qui exige une action de ce qu’il faut archiver. Certains documents importants peuvent être noyés dans la masse, voire oubliés.
En rangeant et en optimisant son espace de travail, on a moins de préoccupations, on perd moins de temps et on accroît sa productivité.
Alors n’hésitez pas à désencombrer, éliminer, ranger, archiver, nettoyer, entretenir